Quando conviene il noleggio della stampante da ufficio?

Nella scelta tra acquisto o noleggio della stampante per il tuo ufficio è la convenienza ad avere l’ultima parola. È una decisione che influisce direttamente sul bilancio aziendale e sulle performance della tua impresa.

La stampante multifunzione non è un semplice hardware al pari di una qualsiasi fornitura, ma è uno strumento prezioso per migliorare i tuoi flussi di lavoro, ridurre i costi e produrre risultati professionali.

Il noleggio conviene in molti casi e sotto diversi punti di vista: gestionali, tecnologici ed economici. Quando scegli il noleggio non stai semplicemente accedendo a un modello di stampante, ma stai optando per un servizio completo, dalla configurazione al ricambio dei consumabili.

In questo articolo affronteremo il tema della decisione tra acquisto o noleggio di una multifunzione, cercando di capire quali aziende possono trarre benefici e quali. Scopriremo cos’è la locazione operativa e cos’è il costo copia. Vedremo i vantaggi fiscali del noleggio e ti metteremo in guardia sulle problematiche più diffuse.

Situazioni in cui conviene noleggiare

• Fai tante stampe, fotocopie o scansioni
• Non vuoi anticipare grandi somme in denaro per l’acquisto
• Hai un’azienda o una partita IVA e puoi scaricare i costi
• Vuoi una macchina sempre funzionante, senza rischiare di rimanere per giorni senza stampante in attesa di riparazione
• Vuoi avere un unico fornitore per il materiale da ufficio e i consumabili
• Non vuoi preoccuparti di dove si trova il centro assistenza e riparazioni più vicino
• Vuoi accedere ai modelli più recenti e a funzionalità sempre migliori.

Acquisto o noleggio: un’analisi dettagliata

Comprare una stampante comporta un costo iniziale elevato, soprattutto per modelli professionali, a cui vanno sommate spese ricorrenti per toner, carta, manutenzione ordinaria e riparazioni impreviste. Tutti questi sono importi nascosti che aumentano velocemente il prezzo di acquisto iniziale.

Il noleggio invece prevede canoni mensili fissi che includono quasi tutti questi costi, offrendo una spesa trasparente e facile da pianificare. Mentre con l’acquisto l’intervento manutentivo e delle riparazioni ricade sull’utente, nel noleggio è previsto un servizio dedicato che riduce spese e disservizi.

Fiscalmente, il noleggio consente di dedurre i canoni come costi operativi, facilitando la gestione finanziaria senza immobilizzare capitale. L’acquisto è invece un investimento soggetto ad ammortamento, con effetti diversi sul bilancio.

Quindi possiamo affermare che il noleggio è più vantaggioso per chi cerca flessibilità e semplicità gestionale, mentre l’acquisto conviene se il budget aziendale è elevato e si hanno minori esigenze di aggiornamento tecnologico. Anche avere una figura professionale interna capace di sostituire i consumabili e fare un cambio toner in autonomia può essere molto utile in caso di acquisto.

Cos’è la locazione operativa? Un canone per una durata contrattuale fissa

C’è spesso confusione quando si parla di noleggio.

Per farla semplice possiamo dire che noleggiare un bene o un software significa pagare una somma mensile o annuale per utilizzare quel determinato bene.

Il noleggio è regolamentato da un contratto in cui sono stabilite anche delle clausole di durata, al termine della quale l’accordo cessa ed è possibile restituire al fornitore o prolungare. Il nome corretto di questa situazione è: locazione operativa.

Scegliere la locazione operativa per la tua stampante vuol dire anche usufruire di una serie di servizi complementari: manutenzione, sostituzione toner, configurazione e molto altro, tutto incluso nello stesso canone mensile.

Vantaggi fiscali e finanziari del noleggio stampanti

I vantaggi fiscali li abbiamo già accennati:

• Il canone di noleggio è deducibile al 100% dal reddito imponibile ai fini IRES e IRAP, mentre l’IVA è detraibile.
• Consente di scaricare interamente il costo nel corso dell’anno di esercizio, compresi i servizi accessori come la manutenzione.
• Il bene non è di proprietà dell’azienda e ciò significa che non viene iscritto nel patrimonio aziendale e non deve essere ammortizzato,

Per quel che riguarda i benefici finanziari invece:

• Avere un canone fisso periodico permette alle aziende una migliore pianificazione del budget, essendo un costo prevedibile. Inoltre, il canone contiene già al suo interno le spese di manutenzione o riparazione, il ricambio dei consumabili e molto altro.
• Evita la spesa iniziale per l’acquisto lasciando libero il capitale aziendale per altri investimenti – ciò è molto utile specialmente alle startup.
• Il noleggio spesso da diritto a sostituzione o aggiornamento del modello di stampante per avere sempre le ultime tecnologie, riducendo i costi, aumentando la produttività e evitando il rischio di obsolescenza tecnologica.

Aspetto	Noleggio	Acquisto
Costo iniziale	Canone mensile fisso, nessun esborso iniziale significativo	Costo iniziale elevato, soprattutto per modelli professionali
Gestione costi	Spesa trasparente e prevedibile, tutto incluso nel canone	Costi ricorrenti per toner, carta, manutenzione e riparazioni impreviste
Manutenzione	Servizio dedicato incluso, assistenza tecnica e ricambio consumabili	A carico dell’utente, necessità di cercare centri assistenza
Vantaggi fiscali	Canone 100% deducibile da IRES e IRAP, IVA detraibile, nessun ammortamento	Investimento soggetto ad ammortamento, effetti diversi sul bilancio
Capitale aziendale	Non immobilizza capitale, lascia risorse libere per altri investimenti	Immobilizza capitale aziendale
Aggiornamento tecnologico	Possibilità di sostituzione o upgrade con modelli più recenti	Rischio di obsolescenza tecnologica
Flessibilità	Contratto con durata definita, possibilità di adattare il servizio ai consumi effettivi	Proprietà definitiva, minore flessibilità
Servizi inclusi	Configurazione, monitoraggio remoto, smaltimento materiali, aggiornamenti firmware	Gestione autonoma di configurazione e smaltimento
Ideale per	Startup, aziende in crescita, chi cerca flessibilità e semplicità gestionale, alti volumi di stampa	Aziende con budget elevato, minori esigenze di aggiornamento, personale tecnico interno

Cos’è il noleggio costo copia: stabilire la cifra del noleggio

Al fine di stabilire una cifra di noleggio mensile o annuale si utilizzano una serie di parametri specifici in base alla stampante e all’utilizzo, uno di questi è il costo-copia.

Inizialmente si fa una verifica del numero di macchinari da installare presso la tua azienda e di quanti utenti li utilizzeranno, per poi fare una stima del numero di copie eseguite all’anno o al mese.

All’interno di questa stima vengono calcolati i volumi di stampa, sia bianco e nero sia a colori, per poi elaborare una percentuale di consumo di toner.

Altri parametri utilizzati riguardano il numero di scansioni, la differenza tra stampe e fotocopie, formato di stampa (A3, A4 e così via), utilizzo del fronte/retro, invii di documenti, spazio di archiviazione e molto altro. Le multifunzione, infatti, non sono semplici stampanti, in quanto dotate di molteplici caratteristiche essenziali per l’ufficio.

Tutti questi elementi determinano il costo-copia, dal quale poi si calcola il canone effettivo.

Essendo una stima potrebbe non coincidere con i reali volumi dell’ufficio, per questo è possibile aggiornarlo in funzione dei consumi effettivi, tramite sistemi di monitoraggio integrati nelle multifunzione Ricoh.

Come si calcola il consumo effettivo?

Come avrai capito il canone mensile è stimato su un insieme di numeri, ma come si può monitorare l’effettivo volume di utilizzo della macchina? È possibile utilizzare software appositi su tutte le stampanti, ma i modelli prodotti da Ricoh hanno una funzionalità nativa, accessibile dal display touchscreen della macchina oppure tramite l’interfaccia web.

Sul pannello di controllo è sufficiente andare in Impostazioni, poi Strumenti Utente, infine Contatore. In questa schermata è possibile vedere i numeri aggiornati, suddivisi tra pagine in b/n e a colori. Alcuni modelli sono anche dotati del pulsante Stampa contatore, grazie al quale stampare direttamente un report di utilizzo.

Il monitoraggio tramite interfaccia web Ricoh è altrettanto semplice grazie alla funzionalità Web Image Monitor. Basta inserire l’IP della stampante nella barra degli indirizzi di un qualsiasi dispositivo connesso alla stessa rete e navigare verso i contatori all’interno della sezione Status o Information.

È anche possibile vedere statistiche per un singolo utente, l’unico requisito è attivare l’Autenticazione codice utente, poi potrai avere le statistiche di utilizzo per ogni reparto o dipendente.

Costi nascosti, penali e clausole contrattuali da conoscere

Noleggiare una stampante sembra semplice, ma è essenziale leggere attentamente il contratto per evitare sorprese.

Alcune aziende applicano spese per recesso anticipato, penali per superamento dei volumi di stampa o costi per mancato utilizzo minimo. In alcuni contratti, la manutenzione deve essere eseguita da tecnici autorizzati, pena la perdita di garanzie e costi aggiuntivi.

Noi di Sistema Ufficio proponiamo solo contratti trasparenti, con clausole flessibili e personalizzate, chiarendo ogni voce di costo e servizio incluso. Così non avrai sorprese.

Consigli pratici per sfruttare al meglio una stampante noleggiata

Per ottenere il massimo da una stampante noleggiata, segui alcune buone pratiche.

• Configura l’apparecchio pensando all’ottimizzazione dei consumi, attivando la stampa fronte/retro automatica e limitando la stampa a colori quando non indispensabile.
• Monitora regolarmente i consumi per controllare i costi e intervenire prontamente in caso di anomalie, anche grazie all’assistenza inclusa.
• Non trascurare la manutenzione periodica da parte di tecnici autorizzati, per mantenere la stampante efficiente e farne durare a lungo il funzionamento.

Altri consigli utili

Organizza brevi sessioni di formazione per chi userà la stampante, in modo che conosca le funzioni base e sappia evitare errori o sprechi. Configura modalità protette da password o profili utente per evitare stampe non autorizzate o sprechi, specie in ambienti condivisi. Concorda un calendario con il fornitore per la verifica preventiva dei consumabili, evitando interruzioni nei momenti di maggiore lavoro. Sfrutta le funzioni di report Ricoh per analizzare abitudini di stampa e identificare aree di miglioramento, come ridurre copie inutili o usare formati più efficienti.

Esempi pratici di situazioni professionali dove il noleggio è la scelta ideale

Caso 1: Startup in fase iniziale

Una startup tecnologica in crescita ha bisogno di una stampante multifunzione per documenti e contratti. Con budget limitato e volume di stampa incerto, potrebbe noleggiare una multifunzione laser con assistenza inclusa, evitando spese iniziali e potendo aggiornare la tecnologia con la crescita.

Caso 2: Professionista autonomo con lavoro da casa

Un architetto che lavora da casa e stampa occasionalmente progetti a colori potrebbe noleggiare una multifunzione pagando solo per l’uso effettivo, con la flessibilità di cambiare modello o interrompere il servizio e assistenza pronta per guasti.

Caso 3: Impresa in espansione

Un’agenzia immobiliare con 10 dipendenti, con crescente bisogno di stampe a colori e funzioni multifunzione, potrebbe scegliere un noleggio che prevede sostituzioni periodiche con modelli più performanti e assistenza premium, garantendo continuità e gestione semplificata dei costi.

I benefici meno evidenti del noleggio

Oltre quanto detto fino ad ora, il noleggio offre benefici spesso meno evidenti. Ad esempio, da accesso a modelli con le ultime tecnologie. Ciò si traduce in miglioramenti in velocità, qualità di stampa e funzionalità digitali (scan to cloud, integrazione mobile, sicurezza) senza la necessità acquistare nuove macchine.

Nel canone di noleggio sono incluse le attività di ritiro e smaltimento dei ricambi e materiali di consumo sostituti durante le manutenzioni, ovvero PCDU, vaschette di recupero toner e ricambi tecnici, promuovendo un approccio sostenibile conforme alle norme ambientali e, soprattutto, liberandoti dall’incombenza di dover gestire i componenti esausti. In occasione dell’avvio di un nuovo noleggio è anche possibile includere ritiro e smaltimento delle vecchie macchine di proprietà.

Altre voci importanti incluse nel servizio di noleggio sono l’assistenza tecnica, l’aggiornamento firmware e la diagnosi remota per prevenire e risolvere i problemi più comuni.

Anche la configurazione del dispositivo viene spesso trascurata ma è una pratica essenziale. Con un contratto di locazione operativa sarà un nostro tecnico specializzato a impostare tutti i servizi aggiuntivi di cui hai bisogno: connessione alla rete, installazione driver, stampa protetta, backup documenti, gestione workflow digitali e molto altro.

Differenza tra stampante e fotocopiatrice e impatto nella scelta del noleggio

Spesso “fotocopiatrice” è usato come sinonimo di “stampante multifunzione”, ma ci sono differenze importanti.

Una stampante multifunzione integra stampa, copia, scanner e talvolta fax in un unico dispositivo, ideale per gestire documenti digitali e cartacei. La fotocopiatrice tradizionale è pensata soprattutto per copie e stampe, spesso più ingombrante e meno flessibile nell’integrazione con sistemi IT moderni.

Nel noleggio, scegliere una stampante multifunzione laser è consigliato per chi necessita di funzionalità integrate e digitalizzazione.